Projektet Samverkan för Cirkulära Processer och Ekonomi, SCOPE, syftar till att minska kommuners Scope 3-utsläpp (indirekta utsläpp).
Kommunerna Lund, Kristianstad, Malmö, Helsingborg, Eslöv, Lomma och Tomelilla ska under projektet, genom att analysera miljöpåverkan av olika inköpskategorier (miljöspendanalys), enas om tre kategorier som de alla ska arbeta vidare med för att nå störst effekt.
En stödstruktur byggas upp för att under och efter projektet slut öka företagens kunskap om upphandling samt underlätta kommuners och företags samverkan för att påskynda omställningen till en cirkulär ekonomi med låga klimatutsläpp. I dialog med näringslivet skapas de krav och åtgärder som ger effekt.
Aktiviteter och nya arbetssätt planeras också för att långsiktigt påverka kommunernas interna inköpsbeteende och främja hållbara val. Utbildning och implementering av kunskaper är centrala förändringsverktyg i denna process.
1. Inköpsprocessen
När vi drog igång SCOPE insåg vi att projektkommunerna hade olika erfarenheter av hur de arbetade med upphandling. Vi började därför, utifrån Upphandlingsmyndigheten inköpsmodell och för att inspirera andra kommuner, sammanställa våra olika arbetssätt i en modell enligt bilden. Klicka här för att hitta våra beskrivningar för de olika delarna.
2. Miljöspendanalys
När vi började diskutera arbete med miljöspendanalys i kommuner insåg vi vikten av att ställa rätt frågor inför, under och efter införandet. Eftersom vi brottades med detta vill vi underlätta för andra kommuner! Frågorna finns i workshopsunderlag och arbetsdokument.
Vill du läsa hur Lunds kommun utförde sin miljöspendanalys? Klicka här!
Dessa områden är:
4. Marknadsdialog och stödstruktur för företag
Inom de tre prioriterade inköpskategorierna kommer vi hösten 2025 genomföra olika typer av marknadsdialoger, beroende på företagskultur och leverantörsstorlek. Vi ber att få återkomma med utkomsten från dessa.
Vi kommer också att diskutera hur vi kan bygga en stödstruktur för företag som vill få en bättre förståelse för offentlig upphandling och hur de i samverkan med kommuner kan anpassa sina produkter och tjänster för att bygga cirkulära affärsmodeller med låga utsläpp. Testerna av olika typer av dialoger inom de prioriterade kategorierna kommer också spelas in till stödstruktursarbetet för att ge kommunerna och företagen verktyg och resurser för fortsatt samverkan också efter projektets slut.
5. Stöd för interna inköpsbeteende i kommunerna
Sist men inte minst arbetar vi med stöd för det interna inköpsbeteendet i kommunerna. För att komma framåt så hjälper vi varandra på workshops och vi har också anordnat en inspirationsföreläsning. Du kan ta del av den här:
Identifiera behoven
Underlag/Verktyg
De flesta av SCOPE-kommunerna identifierar behov via referensgrupper från relevanta verksamheter. I Eslöv så sker besluten politiskt i nämnder och kommunstyrelsen som följer budgetprocessen och deras Upphandlings- och genomförandeplan och i Helsingborg har de upprättat en produktionsfil som ger framförhållning.
Vem är med i processen?
Representanter från berörda förvaltningar: beställare (kan vara förvaltningsledningen, inköpssamordnare och/eller inköpsansvariga), upphandlare, specialistfunktioner som tex hållbarhets-/miljöstrateger, digitalisering, e-handel, dataskydd/informationssäkerhet, säkerhet/beredskap, juridik, ekonomi.
Strategi
I Helsingborg har det skapats en dokumenterad struktur på arbetsgången: Vid stadsövergripande upphandlingar fattar inköpschefen beslut om att starta upphandlingen. Ansvarig upphandlare ska fylla i dokumentet Underlag delegeringsbeslut. Dokumentet ska skickas till Inköpschefen för godkännande. Beslut grundas på stadens behov, om fler än tre förvaltningar har samma behov ska en stadsövergripande upphandling starta om det finns tillgängliga resurser att tillgå. Behov framkommer antingen med hjälp av inköpsanalys, tidigare avtal eller på förvaltningarnas initiativ. Inköpsenhetens koordinator tar efter godkännande fram beslutsunderlag på uppdrag av ansvarig upphandlare.
Kartlägg interna samarbeten
Underlag/Verktyg
I de kommuner som skapar referensgrupper i steg 1 så görs detta redan då, i andra kommuner så sätts en arbetsgrupp ihop efter det att man identifierat behovet.
Vem är med i processen
En upphandlare tillsammans med företrädare från beställarverksamheten sätter samman gruppen vilken då kan komma att bestå av expertis inom ex teknik, miljö, ekonomi eller annan fördjupad branschkunskap
Strategi
I den inbjudan till förvaltningarna och bolag/kommuner som Helsingborg skickar ut ska det bland annat framgå vad som ska upphandlas, preliminär tidplan, kompetens på referensgruppspersonen, antal möten, tidsåtgång och avtalsstart samt när uppstartsmöte planeras.
Gruppen bör avhandla om miljökrav behövs ställas och om så vad som är proportionerligt till upphandlingens omfattning:
Dialog med marknaden
Underlag/Verktyg
Vid projektstart är Request For Information (RFI) är det vanligaste sättet för SCOPE-kommunerna att föra markandsdialog. Dessa publiceras ofta i upphandlingsverktyg. Detta efter att skrivbordsanalyser genomförts. Dialogmöten förekommer också, men mer sällan.
Vem är med i processen
Upphandlaren och referens-/arbetsgrupp från steg 1 och 2.
Strategi
Kartläggning av leverantörsmarknaden och branschföreningar (Finns önskade produkter? Finns alternativ till inköp? Finns leverantörer?)
Erfarenheter från andra offentliga myndigheter tas in
RFI och dialogmöten vid behov – t ex stämmer av rimlig nivå på hållbarhetskrav
Första utkast FFU
Underlag/Verktyg
Detta gör kommuner ofta direkt i upphandlingsvektyg, t ex Hantera eller TendSign.
Vem är med i processen
Ansvarig upphandlare får ofta bidrag till kravställning från referens-/arbetsgrupp. Sätts miljökrav så tillkallas hållbarhets-/miljöstrateger in, om sådana finns, och de hjälper då också till med att sätta uppföljningsmetoder. Beslut om krav och nivå fattas i dialog med ansvarig upphandlare och referens-/arbetsgrupp.
Strategi
Fastställa FFU
Underlag/Verktyg
SCOPE-kommunerna använder Hantera eller TendSign.
Vem är med i processen?
Upphandlaren låter beställaren och/eller referens-/arbetsgrupp och ev. annan expert kvalitetssäkrar FFUn.
I Helsingborg ska, innan annonsering, närmsta chef eller uttalad kollega läsa upphandlingsdokumentet. Förvaltning eller upphandlande kommunalt bolag som inte har medlem i referensgrupp får läsa igenom upphandlingsdokumentet, om efterfrågat, men synpunkter måste inte beaktas.
Annonsera
Underlag/Verktyg
Upphandlingsverktyg, såsom TendSign och Kommers används av alla men i Helsingborg sprider de i vissa fall annonsen till tillexempelvis intressenter i förra upphandlingen och nuvarande leverantörer. Det kan också se det aktuellt att länka till annonsen från LinkedIn eller andra sociala medier alternativt lyfta fram upphandlingen i media som till exempel Upphandling24 eller andra kanaler.
Vem är med i processen?
Upphandlaren
Strategi
Beakta vilken målgrupp som är av intresse för respektive upphandling och hitta rätt annonseringskanal för att uppnå syftet.
F&S, utvärdera anbud
Underlag/Verktyg
Upphandlingsverktyg, såsom TendSign och Kommers
Vem är med i processen?
Upphandlaren och referens-/arbetsgrupp
I Helsingborg beror det på omfattningen: Inköpsenheten och referensgruppen för stadsövergripande upphandlingar och förvaltningen och ansvarig upphandlare för förvaltningsspecifika upphandlingar.
Tilldela, teckna avtal
Underlag/Verktyg
Upphandlingsverktyg, såsom TendSign och Kommers.
Vem är med i processen?
Ansvarig upphandlare och inköpschef/beställande förvaltnings kontaktperson (ofta en chef).
Uppstartsmöte
Underlag/Verktyg
Informationsmöte mellan leverantör och beställare
Vem är med i processen
Leverantör, ansvarig upphandlare och referens-/arbetsgrupp, men ibland också representanter från berörda förvaltningar och framtida beställare, e-handelssamordnare och miljöstrateg
Strategi
Implementering
Underlag/Verktyg
För de som har så implementeras avtalet i e-handelssystem, t ex Visma Proceedo eller 4unit. I Helsingborg så skickas informationsmejl ut till tidigare beställare och dessa får i förekomna fall också utbildning, information läggs upp på intranätet och avtalet publiceras i avtalskatalogen.
Vem är med i processen?
Ansvarig upphandlare och/eller avtalsansvarig, e-handelsfunktion och leverantören. I vissa kommuner också kommunikatörer för intern kommunikation.
Strategi
Uppföljning av inköpsbeteende/leverantörssäkerhet
Underlag/Verktyg
I Lund använder man ekonomisystem Raindance, marknadsplatsen (om e-handel) samt system för inköpsanalays (Qlik Sense och Xpendio)
Vem är med i processen?Upphandlare eller avtalsansvarig, e-handelssamordare och ibland beställare
Strategi
Följ upp implementering, t ex beställningsrutiner och fakturering mm
I Helsingborg utbildar man beställarna under avtalstid. Utbildningsomfattning bedöms för respektive avtal. Det kan till exempel omfatta hur beställningar ska göras i leverantörens webshop, hur resor bokas eller hur en förnyad konkurrensutsättning utförs.
Uppföljning av avtalsvillkor
Underlag/Verktyg
I Lund använder man ekonomisystem Raindance, marknadsplatsen (om e-handel), system för inköpsanalays (Qlik Sense och Xpendio), upphandlingsverktyg (UC) mm. Malmö använder Hantera och Qlik Sense.
I Kristianstad har de miniuppföljning som sker 6 månader in i avtalet av upphandlaren. Löpande och strategisk uppföljning sker enligt en kategoriseringsplan för avtalen. På det senare sättet jobbar också Helsingborg.
Vem är med i processen?
Oftast ansvarig upphandlare/avtalsansvarig eller avtalscontroller. Vid större avvikelser engageras ev. kommunjurist.
Strategi
Utvärdera inför nästa upphandling
Underlag/Verktyg
Inköpsanalys, upphandlingsverktyg, e-handelssystem
Vem är med i processen?
Avtalsansvarig, ev. ny upphandlare, beställare
Strategi
I Helsingborg gör inköpsanalysen i inköpsanalyssystemet. De inköpsanalyser som görs är bland annat:
Missa inte att följa oss på LinkedIn för att få reda på när avsnitten uppdateras!
Har du frågor? Kontakta projektledare Marja Boström nedan.
Projekttid: mars 2024 – feb 2027
Projektägare: Hållbar Utveckling Skåne
Projektpartners: Eslövs kommun, Helsingborgs stad, Kristianstads kommun, Lomma kommun, Lunds kommun, Malmö stad, Tomelilla kommun.
Finansiär: Tillväxtverket via Europeiska Regionalfonden samt projektpartners.
Projektledare:
Marja Boström
marja.bostrom@hutskane.se
tel: 070-767 11 03
